Niezależnie od rozmiaru firmy, branży, w której działa, czy liczby aplikacji, które otrzymuje w prowadzonych procesach, każda mierzy się z jakimiś wyzwaniami. Nie sztuką jest jednak wyłącznie dzielnie stawiać im czoła, ale znaleźć rozwiązania, które pozwolą te wyzwania przekuć na atuty firmy, jako pracodawcy. Właśnie w taki sposób do nadmiernej liczby otrzymywanych aplikacji podszedł zespół HR firmy Decathlon, który odkrył przestrzeń na zastosowanie voicebota w rekrutacji. Znając potrzeby i oczekiwania biznesu, a także posiadając precyzyjnie określony profil poszukiwanych osób, rekruterzy w zaledwie dwa tygodnie wdrożyli w swoje procesy rekrutacyjne HR voicebota.
Wszystko po to, by nie tyle ograniczyć liczbę aplikacji, ale przyspieszyć proces poszukiwania najlepiej dopasowanych osób na stanowisko magazyniera w centrum dystrybucyjnym, a tym samym oszczędzać czas swój i kandydatów. Jak to zrobili? Opowiedziała nam o tym Anna Dzienis, Employer Branding & Recruitment Leader w Decathlon Polska.
Z rozmowy dowiesz się m.in.:
- Jakie wyzwania rekrutacyjne napotykał na swej drodze zespół HR Decathlon i skąd powstał pomysł na wdrożenie HR voicebota?
- Czy nowe rozwiązanie budziło obawy rekruterów?
- Jak przebiegało wdrożenie nowego rozwiązania i czy przynosi ono korzyść całej organizacji?
- Czy rekrutacyjny voicebot może z sukcesem współgrać z systemem rekrutacyjnym?
- Jakie są odczucia kandydatów, którzy rozmawiają z botem?
Jakie rekrutacyjne wyzwanie było powodem, dla którego Wasz zespół HR postanowił skorzystać z voicebota?
Ze względu na znaczny wzrost aktywności w naszych centrach logistycznych, a co za tym idzie, zwiększoną potrzebę zatrudnienia pracowników szukaliśmy rozwiązania, które pozwoli nam przyspieszyć proces selekcji kandydatów. W przeszłości wielu kandydatów nie odpowiadało profilowi stanowiska lub po prostu nie przechodziło do kolejnych etapów po rozmowie telefonicznej. Pytania, które wykorzystaliśmy w voicebocie od razu adresują kluczowe dla nas kwestie, które uprzednio podczas tradycyjnej rozmowy rekrutacyjnej były najbardziej ważące. To właśnie odpowiedzi na te pytania tak naprawdę determinowały czy kandydat będzie z nami pracował czy nie. Dzięki temu, że obecnie są one zadawane już na początku procesu, kandydat wie, na co się decyduje i sam już na tak wczesnym etapie procesu podjąć decyzję czy chce do nas aplikować i angażować się w proces rekrutacji.
Co było decydującym czynnikiem, dzięki któremu wybraliście właśnie voicebota do tego typu rekrutacji? Czy od początku byliście przekonani o skuteczności tego narzędzia?
Decydującym był czas, jaki nasi rekruterzy oszczędzają na selekcji CV oraz późniejszych rozmowach telefonicznych. Liczbę CV, które napływają do naszych centrów logistycznych możemy niekiedy liczyć w tysiącach. Do tej pory staraliśmy się je wszystkie przeglądać i odpowiadać na każdą aplikację. Teraz po wdrożeniu voicebota, widzimy, że zgłoszeń kandydatów jest mniej, jednak w tym samym czasie są bardziej dopasowane do profilu, jakiego poszukujemy.
Nie od początku byliśmy pewni, że to rozwiązanie będzie skuteczne. Ciężko być przekonanym do narzędzia, którego się po prostu nie zna 😉 Nasze wątpliwości rozwiały się już po pierwszym teście, w czasie którego zaobserwowaliśmy znaczną poprawę pod kątem dopasowania profilu kandydatów, a co za tym idzie zmniejszenie czasu przeznaczonego na samo przeglądanie CV.
Czy mieliście obawy przed rozpoczęciem projektu z voicebotem? Czy w trakcie realizacji działań potwierdziły się one, czy wręcz przeciwnie?
Obaw nie mieliśmy żadnych. Myślę, że wynikało to głównie z faktu, że aplikacja ta została mi polecona przez firmę, z którą na co dzień współpracujemy pod kątem systemu rekrutacyjnego ATS eRecruiter. Dodatkowo firma posiadała już pierwsze wyniki z wdrożeń w innej organizacji. Po spotkaniu z przedstawicielami firm wiedziałam, jakie funkcjonalności posiada voicebot i w czym “może mi pomóc”, jeśli chodzi o proces rekrutacji, w tym przede wszystkim selekcji. Pozostała tylko kwestia przetestowania i sprawdzenia rezultatów.
Jak przebiegało wdrożenie voicebota do projektu? Czy było czasochłonne i jakiego zaangażowania po Waszej stronie wymagało? Jak wyglądało wsparcie w tym zakresie ze strony Apifonici?
Wdrożenie projektu przebiegło bardzo szybko. Po naszej stronie leżało przygotowanie skryptu w postaci pytań i odpowiedzi, jakie usłyszy kandydat, kiedy voicebot z nim się skontaktuje. Od Pana Bartosza – naszego opiekuna – dostałam materiały pomocnicze w postaci przykładowych skryptów, więc dokładnie wiedziałam, co i jak trzeba przygotować.
W związku z tym, że już wcześniej widzieliśmy, jakie pytania są kluczowe na naszych kandydatów i decydują o ich dalszym udziale w procesie, nie mieliśmy wątpliwości o co chcemy zapytać. Tym samym proces tworzenia skryptu zajął nam nie więcej niż 2 godziny. Następnym krokiem było zsynchronizowanie Apifonici z systemem eRecruiter. Dzięki integracji system wie, do kogo ma zadzwonić. Ten proces trwał około 20 min – wystarczyło wygenerować tzw. token za pomocą, którego systemy się ze sobą łączą. Później “pałeczka” była już po stronie Apifonici, która nagrywała lektora oraz skonfigurowała bota zgodnie z naszymi potrzebami.
Cały proces projektowania i wdrożenia rozwiązania zakończyliśmy w ciągu około dwóch tygodni. Integracja voicebota z systemem eRecruiter działa sprawnie. Od kiedy korzystamy z aplikacji nie mieliśmy żadnych problemów technicznych.
Jaka największa wartość płynie dla firmy Decathlon z wdrożenia voicebta i jego integracji z systemem ATS?
Największą wartością dodaną do procesu rekrutacji jest zdecydowanie szybsza selekcja CV. Nasi rekruterzy kontaktują się tylko z tymi kandydatami, którzy akceptują kluczowe dla nas warunki zatrudnienia oraz wpisują się w profil firmy. Jednocześnie dbamy o candidate experience – każda z osób, która wyśle do nas aplikację może liczyć na kontakt voicebota, nawet gdy feedback jest negatywny. Zależy nam na tym, żeby 100% kandydatów aplikujących do naszej firmy otrzymało informację zwrotną – a korzystanie z aplikacji nam to ułatwia. To zysk nie tylko dla działu HR, ale dla całej organizacji.
Co byście poradzili rekruterom, którzy podobnie jak Wy, stoją przed wyzwaniem masowych rekrutacji a wahają się, czy voicebot to dobre rozwiązanie dla nich?
Warto zaryzykować! Dla nas voicebot okazał się bardzo pomocny szczególnie w najbardziej intensywnych okresach rekrutacyjnych, kiedy w krótkim czasie musieliśmy zrekrutować określoną liczbę pracowników. Pozwolił nam zaoszczędzić dużo czasu na pierwszym etapie rekrutacji, jakim jest weryfikacja CV i dzięki temu szybciej zatrudnić właściwych kandydatów.
Dużym atutem voicebota jest to, że każdy pracodawca może sam dopasować schematy działania HR voicebota, dzięki czemu szybko otrzyma kluczowe informacje dot. kandydata.
Jak była reakcja kandydatów na nową procedurę rekrutacyjną z wykorzystaniem Voicebota?
Feedback, jaki otrzymaliśmy od kandydatów jedynie utwierdził nas w przekonaniu, że warto korzystać z nowych narzędzi rekrutacyjnych, które pojawiają się na rynku. Reakcją, która pojawia się najczęściej jest pozytywne zaskoczenie tak szybką odpowiedzią. Słyszymy od niektórych: “nigdy wcześniej nie spotkałem/am się z takim sposobem kontaktowania się firm po wysłaniu aplikacji, pomimo że brałem/am już udział w innych rekrutacjach”.
Z naszej rozmowy z Panią Anną Dzienis, Employer Branding & Recruitment Leader w Decathlon Polska wynika, że wdrożenie nowoczesnego narzędzia nie musi wywracać procesu rekrutacji do góry nogami. Jeśli wybieramy sprawdzone rozwiązania, opieramy się na wiedzy o swojej organizacji i kandydatach, a także posiłkujemy się wsparciem ekspertów, implementacja może przebiegać szybko i przynosić pozytywne rezultaty. W przypadku Decathlonu zastosowanie voicebota w rekrutacji w połączeniu z systemem ATS przynosi korzyści wszystkim stronom procesu:
- działowi HR – poprzez skrócenie czasu trwania rekrutacji, odciążenie rekruterów od czasochłonnej ręcznej pracy i szybsze zatrudnianie odpowiednich osób zgodnie z oczekiwaniami biznesu
- kandydatom – którzy błyskawicznie i w przyjazny sposób otrzymują informację zwrotną, dzięki czemu sami mogą rozeznać się, czy oferta całkowicie im odpowiada i czy kontynuować udział w rekrutacji
- organizacji – która dzięki szybszym procesom może pozyskiwać pracowników, a przez to płynnie i efektywnie realizować cele biznesowe. Nie można zapomnieć w tym miejscu również o wizerunku pracodawcy, który voicebot skutecznie i systematycznie buduje w oczach wybranych i tych niewybranych kandydatów.
Jeśli zastanawiasz się jak wygląda rozmowa z voicebotem zadzwoń pod numer 22 250 05 44*
*Numery telefonów oraz odpowiedzi będą przetwarzane przez firmę SmartTeI Plus OÜ, z siedzibą w J. Vilmsi str. 47, 10126, Tallinn, Estonia, zarejestrowaną w Sądzie Narodowym Estonii pod numerem: 128915576, posiadającą nr VAT: EE101638452 i działający pod marką APIFONICA. Dane będą przechowywane maksymalnie do 60 dni od wykonania połączenia. Szczegóły na temat przetwarzania danych znajdziesz tutaj.
Więcej informacji o tym, jak działa integracja voicebota od Apifonici z systemem eRecruiter można przeczytać w artykule HR Voicebot – totalna nowość w rekrutacjach w eRecruiter.
Szukasz więcej przykładów zastosowania voicebota w procesach rekrutacyjnych. Przeczytaj materiał o to tym Jak przeprowadzić wywiad telefoniczny z każdym kandydatem? Voicebot od Apifonica w enel-med.
