25 maja, przed którym drżało wielu przedsiębiorców już za nami. Czas na przygotowania minął, a teraz możemy zweryfikować dokonane zmiany. Choć obowiązków związanych z ochroną danych zapewne przybyło, to wszyscy dalej pracujemy jak dotychczas, a cel pracy rekruterów nadal jest ten sam. Znaleźć i zatrudnić kandydata, który wpasowuje się w potrzeby i wymogi firmy. By to zadanie należycie wykonać, warto zatroszczyć się o Candidate Experience. Czy obowiązki wynikające z RODO można przekuć na działania, które pozytywnie wpłyną na doświadczenia kandydatów? Zdecydowanie tak! Sprawdź, jak to zrobić.
Po pierwsze – informuj!
Obowiązek informacyjny wobec kandydatów to nie tylko konieczność wynikająca z przepisów prawa. Przekazywanie informacji o tym, kto jest administratorem danych, jaki jest zakres i cel ich zbierania, a także określanie czasu przetwarzania danych może sprawić, że kandydaci będą lepiej poinformowani i co ważne spokojniejsi o los swojej aplikacji. Jeśli dodatkowo klauzule informacyjne przekazywane są w sposób przejrzysty i zrozumiały np. pod formularzem aplikacyjnym, to pozytywny efekt może być jeszcze mocniejszy.
Więcej o nowych klauzulach informacyjnych przeczytasz tutaj >>
Ciekawym rozwiązaniem, które może okazać się dla kandydatów pomocne, a wpisuje się w wypełnianie obowiązków informacyjnych, jest przygotowanie materiałów edukacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w procesach rekrutacji i zamieszczenie ich w firmowej zakładce Kariera. W tym miejscu kandydaci będą mogli znaleźć np. ogólne informacje o tym, kto jest administratorem ich danych, w jakim celu dane są zbierane, a także jakie prawa przysługują im w zakresie dostępu i zmiany danych powierzonych w procesie rekrutacyjnym. Link do takiego dokumentu można zamieścić np. w autoresponderze wysyłanym w podziękowaniu za przesłanie aplikacji. Dzięki temu kandydat zawsze będzie mógł odnaleźć ważne dla niego informacje.
Daj możliwość SZYBKIEGO dostępu do danych!
Zgodnie z przepisami rozporządzenia, kandydat musi mieć możliwość dostępu do swoich danych i dokonania w nich zmian (tzw. prawo do sprostowania danych). Aby przy okazji spełniania tego kryterium pozytywnie wpłynąć na doświadczenia kandydatów, daj aplikującym możliwość szybkiego i intuicyjnego dostępu do przesłanych informacji.
Wymiana korespondencji mailowej z każdym kandydatem, który chciałby dokonać zmian w swojej aplikacji z pewnością nie jest sposobem uważanym za prosty i przyjazny. Jak to zrobić inaczej? Dobrym rozwiązaniem jest przekazanie kandydatom linku, po wejściu w który mogą dokonać stosownych zmian. Rekruterzy korzystający z systemu eRecruiter mają możliwość zamieszczenia takiego linku np. w autoresponderze wysyłanym zaraz po przesłaniu przez kandydata aplikacji. System generuje dedykowane linki dla odpowiednich kandydatów, dzięki czemu aplikujący ma podgląd tylko swoich danych w konkretnej rekrutacji, w której aktualnie uczestniczy i może je zaktualizować.
Kiedy nadejdzie czas, powiedz: „Do widzenia” „Do zobaczenia”
Nie chomikuj danych kandydatów w nieskończoność, szczególnie bez ich wiedzy i zgody. Zaproszenie kandydata do nowej rekrutacji, kiedy w przeszłości nie wyraził na to zgody, może spotkać się z jego negatywną reakcją. Jeśli z kolei aplikujący wyraził stosowną zgodę, to nie należy jego danych trzymać w bazie w nieskończoność. W badaniu eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”* zapytaliśmy kandydatów, jak długo chcieliby, aby pracodawca przechowywał ich dane z procesu rekrutacyjnego, wykorzystując je na poczet przyszłych rekrutacji. W swoich odpowiedziach specjaliści najczęściej wskazywali dwie odpowiedzi – do jednego roku (47 proc.) oraz powyżej jednego roku do trzech lat (28 proc.).
Dając kandydatom możliwość wyrażenia chęci uczestnictwa w przyszłych rekrutacjach, zgodnie z prawem powinno się wskazać określony czas przechowywania danych w tym celu. Aby przepisy zadziałały na korzyść budowania Candidate Experience bezwzględnie przestrzegaj terminu usunięcia danych. Kiedy czas określony w klauzuli dobiegnie końca skasuj wszystkie dane osobowe. Jeśli z jakichś względów chcesz pozostawić kandydata w bazie, przed upływem terminu wyślij do niego wiadomość z uprzejmym pożegnaniem i zachęceniem do aktualizacji danych oraz ponownego zaaplikowania do firmy. Oprócz korzyści płynących dla firmy z systematycznego odświeżania bazy pozostawisz w oczach kandydatach swój pozytywny wizerunek. Dotyczy to również tych, którzy finalnie nie zdecydują się na ponowne przesłanie danych.
Przykład wiadomości do kandydata:
Dzień dobry,
Uprzejmie informujemy, iż czas przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez [NAZWA FIRMY] na poczet przyszłych procesów rekrutacyjnych niebawem dobiegnie końca. Tym samym Pani/Pana dane zostaną usunięte z bazy.
Jeśli jest Pani/Pan zainteresowana/y dalszym powierzeniem nam swoich danych osobowych w celu wykorzystania ich na poczet przyszłych procesów rekrutacyjnych, bardzo prosimy o aktualizację informacji i wyrażenie ponownej zgody pod linkiem [LINK].
Dziękujemy za i okazane zaufanie i zainteresowanie naszą firmą jako pracodawcą.
Do zobaczenia!
Jak widać z powyższych przykładów, wypełniając obowiązki nałożone na pracodawcę przepisami prawa, zapewniamy sobie nie tylko spokój sumienia i nie narażamy firmy na dotkliwe konsekwencje finansowe. Nasze działania w tym zakresie mogą także przysłużyć się poprawie rekrutacyjnych doświadczeń kandydatów, którzy zdecydowali się odpowiedzieć na ogłoszenie o pracy.
*Badanie „RODO w rekrutacji” przeprowadzone przez eRecruiter w ramach projektu „Kodeks Ochrony Danych Osobowych w rekrutacji”. Badanie miało miejsce w styczniu 2018 r. na grupie 618 specjalistów i 720 pracodawców. Jego celem jest zaprezentowanie stopnia świadomości zarówno pracodawców, jak i kandydatów w zakresie nadchodzących zmian. Dodatkowo w raporcie przedstawione zostały dotychczasowe praktyki pracodawców przetwarzających dane osobowe oraz przyzwyczajenia kandydatów przy aplikowaniu na oferty pracy.
PS Chcesz poznać wszystkie wyniki badania „RODO w rekrutacji”? Już dziś pobierz swój bezpłatny raport, z którego dowiesz się m.in: jak długo przetwarzać dane osobowe kandydatów, jakie praktyki ochrony danych osobowych stosują pracodawcy i co należy zrobić, by prowadzenie rekrutacji było zgodne z prawem!
