O temacie prowadzenia procesów rekrutacyjnych online można mówić i pisać bez końca. Dobrze jest wspierać się w ich organizacji praktycznymi wskazówkami innych. O to, jak zmieniło się podejście do rekrutacji w ostatnich tygodniach, jak reagują na nowy sposób działania kandydaci i jak wspierać w tym wszystkim biznes zapytałem Martę Tacik-Grzędę, HR Coordinator z firmy Samsung R&D Institute Poland.
Jak zmieniło się Wasze podejście do rekrutacji w ciągu ostatnich tygodni?
Tak, jak większość firm, które aktywnie rekrutują dostosowaliśmy się do tego, jak zmienił się świat rekrutacji w tych nietypowych czasach. Wszystkie procesy rekrutacji prowadzimy w całości zdalnie niezależnie od tego jakiego typu stanowisko to jest, od praktyk do stanowisk seniorskich.
Ile rozmów rekrutacyjnych online przeprowadzacie?
Prowadzimy rekrutacje z branży IT w szerokim zakresie: programiści, pre-sales, testerzy itp. Rekrutacje online prowadzimy na wszystkie poziomy stanowisk od praktykantów poprzez osoby doświadczone oraz ekspertów z dziedzin najnowszych technologii. Obecnie jest to kilkadziesiąt rozmów tygodniowo prowadzonych przez naszych Rekruterów z Warszawy i Krakowa.
Czy korzystaliście wcześniej z rozmów online w przypadku procesów rekrutacyjnych?
Oczywiście, nasze zespoły są często międzynarodowe, dlatego staraliśmy się dostosowywać do możliwości kandydatów w kwestii przeprowadzania procesu rekrutacyjnego. Rekrutujemy do naszej firmy specjalistów z całego świata, więc i rozmowy rekrutacyjne prowadziliśmy w niektórych przypadkach zdalnie, bez konieczności pojawiania się kandydatów w naszym biurze.
Niemniej jednak bardzo sobie cenimy poznanie kandydata na żywo i w standardowym procesie rekrutacyjnym staraliśmy się zawsze zapraszać do naszej siedziby (ze względu na położenie biura był to też często ciekawy punkt procesu dla kandydatów – widok na Warszawę z 23. piętra naprawdę zachwyca 😉)
Obecnie podczas przeprowadzania rozmów rekrutacyjnych z kandydatami korzystacie z opcji spotkań online w eRecruiter. Jak sprawdza się to rozwiązanie w tej wyjątkowej sytuacji rynkowej?
Narzędzie bardzo dobrze odpowiada na obecną potrzebę związaną ze zmianą warunków pracy jakiej doświadczamy. Szybkość z jaką wprowadziliście Państwo w pełni działające rozwiązanie jest naprawdę zaskakująca. Jakość spotkań jest dobra, a to ogromnie ważna kwestia podczas spotkań online. Również możliwość używania wideo rozmów na telefonie komórkowym pomaga w łatwiejszym kontakcie z kandydatem. Jakość połączenia wideo jest słabsza w momencie poruszania aparatem, ale audio jest zachowana na wysokim poziomie.
Na co zwracać uwagę podczas prowadzenia rozmowy online przez eRecruiter?
Przy korzystaniu z nowego rozwiązania trzeba zwrócić uwagę na boczny wysuwany panel, w którym można śledzić kto jest połączony w trakcie rozmowy (jest to ważne ponieważ, brak wizji nie jest równoznaczny z brakiem audio, czyli możemy nie widzieć kandydata, ale on nas może słyszeć).
Podoba mi się, że dostęp do rozmowy online dla rekrutera dostępny jest na stronie głównej systemu eRecruiter i wystarczy kliknąć tylko przycisk „dołącz” przy odpowiednim kandydacie. Dużym plusem jest też to, że długość spotkań jest nielimitowana.
Na co warto zwrócić uwagę rekrutując online kandydata do pracy zdalnej? Przeczytaj wywiad!
Jakiej rady może Pani udzielić innym rekruterom, którzy dopiero rozpoczną swoją przygodę ze spotkaniami online?
Z pewnością ważne jest, aby przygotować się do rozmowy online wcześniej, tak jak rekruter powinien to robić przed każdą rozmową. W tym wypadku dodatkowym przygotowaniem powinno być przetestowanie narzędzia chociażby z innymi członkami zespołu, tak żeby w momencie pierwszego użycia wiadomo było jak się po nim poruszać, ale też żeby wiedzieć jak szybko pomóc kandydatowi w przyłączeniu się do rozmowy.
Zapoznaj się również z 5 radami od rekruterów dla rekruterów na temat spotkań online
Wdrożenie osób z działu HR w rozmowy rekrutacyjne to jedno, pozostaje kwestia biznesu. Jakie działania można podjąć, by menedżerowie zaangażowani w rekrutacje zrozumieli zmianę sposobu rekrutacji i poznali dobrze narzędzie?
Dobrze jest przygotować krótką instrukcję dla menedżerów. W naszej firmie organizujemy rozmowy techniczne, w których jako rekruterzy HR nie uczestniczymy. Należy więc zadbać o to, aby liderzy techniczni, którzy będą prowadzić rozmowy z kandydatami bez naszego udziału, potrafili sobie poradzić w poruszaniu się po nowym narzędziu. Najlepszą formą byłoby zorganizowanie krótkiego wprowadzania dla każdego z użytkowników osobno, ale w przypadku naszej firmy rekruterów technicznych jest po prostu zbyt dużo.
Przygotowanie krótkiego manuala i wprowadzenie w zasady rozmów zdalnych to dobra praktyka. Działy HR same w obecnej sytuacji musiały szybko przestawić się na nowy rodzaj pracy i stworzyć odmienny plan działania. Pamiętajmy jednak, że my „siedzimy” w temacie rozmów na co dzień i mimo zmiany warunków łatwiej jest nam przystosować się do nowych rozwiązań. Jeśli mamy w firmie osoby, które sporadycznie współpracują w kontekście rekrutacji, to musimy je dobrze poinformować, o tym jak obecnie mają przebiegać rozmowy z kandydatami.
Najlepiej nie szczędzić nawet prostych komunikatów, dotyczących tego, żeby np.:
- rozmowa była prowadzona na słuchawkach (wtedy zbierany jest mniejszy szum z otoczenia)
- postarać się, aby inni członkowie rodziny nie przeszkadzali w trakcie takiego spotkania (w obecnych warunkach szczególnie rodzicom może być trudno zachować idealne warunki pracy, ale w takiej sytuacji możemy poprosić o wyznaczenie godzin, w których rekruterzy techniczni są dostępni i dopasowywać do nich rozmowy)
- zwrócić uwagę na tło – jeśli w pojawia się tam „rozgardiasz”, możemy podesłać tło, którego liderzy będą używać (może mamy w swoich zasobach zdjęcia z firmowego biura, które mogłyby pasować do prowadzonych rozmów – oczywiście najlepiej bez postaci na grafice)
- na czas rozmowy rekruterzy byli stosownie ubrani, nawet jeśli w normalnych warunkach nie ma wymogu formalnego stroju (przebywanie non-stop w domu może zaburzyć poczucie realności w niektórych obszarach życia 😊 )
Rozmowa online w pracy zdalnej jest prowadzona w bardziej „naturalnych” warunkach, ale nie zapominajmy, że nadal w takiej sytuacji reprezentujemy firmę i być może przyszłego pracodawcę dla kandydata, wiec warto pokazać się z jak najlepszej, profesjonalnej strony.
A co z przygotowaniem kandydata? Jakie kroki powinien podjąć rekruter zanim w ogóle dojdzie do spotkania online?
Nie zapominajmy o kandydacie! Dobrze, abyśmy przekazali jak najwięcej szczegółów odnośnie tego, jak wygląda obecnie proces rekrutacji. Dajmy jasno do zrozumienia, czy jest on całkowicie, czy (i w jakiej mierze) tylko częściowo zdalny.
Nie musimy się martwić o to, że kandydatowi będzie ciężko dotrzeć do biura na spotkanie, ale używanie narzędzi do rozmów online też może się okazać dla niektórych wyzwaniem. Jeśli wiemy na jakich przeglądarkach najlepiej działa narzędzie, którego używamy, albo co trzeba wcześniej zainstalować (i tu kolejna zaleta spotkań online w eRecruiter – kandydaci nie muszą niczego instalować, wystarczy kliknięcie w odnośnik z wiadomości, którą od nas otrzymali) to powiedzmy o tym kandydatowi podczas zaproszenia na rozmowę. Najważniejsze informacje można też przygotować w treści e-maila bądź w krótkiej instrukcji pdf dołączonej do wiadomości. Takie podejście może pomóc w samej rozmowie, ponieważ kandydat nie będzie się stresował i „żył chwilą”, w której miał problemy z dołączeniem do spotkania online, tylko skupi się na tym, żeby jak najlepiej wypaść merytorycznie w trakcie trwania połączenia.
Jakie są reakcje kandydatów na rozmowy rekrutacyjne online? Czy są zestresowani, czy raczej podchodzą do nowej sytuacji z ciekawością?
Kandydaci aplikujący do naszej firmy doceniają to, że cały proces rekrutacji jest prowadzony zdalnie. Dla młodszych aplikujących wszelkie wideorozmowy są naturalną częścią ich świata, więc nie mają w większości problemów z używaniem narzędzi online-owych. Połączenia online bywają czasami wyzwaniem dla osób, które nie mają przygotowanego zaplecza technologicznego, bo na co dzień nie korzystają z tego typu rozwiązań. Podchodzą czasami z niepewnością do takiego rodzaju rekrutacji, w szczególności, że dla wielu każda rozmowa rekrutacyjna bywa stresem już sama w sobie.
Jakie dobre praktyki dotyczące przeprowadzania rozmowy online z kandydatem może Pani polecić?
Dobrym pomysłem jest rezerwowanie trochę większego przedziału czasowego na rozmowę rekrutacyjną online, aby w razie problemów z początkowym połączeniem nie skracać czasu „właściwej” rozmowy. Nawet jeśli wiemy, ze nasze narzędzie działa dobrze to nie wiemy jakie możliwości technologiczne są po stronie kandydata, więc trzeba być przygotowanym na ewentualne opóźnienie rozpoczęcia rozmowy. Z pewnością przyda się nowa umiejętność – cierpliwość do używania rozwiązań technologicznych 😊. Ważne, żeby ewentualne problemy techniczne nie wpłynęły na nas jako rekruterów prowadzących spotkanie.
Zastanawiasz się, jak ocenić kandydata podczas rozmowy online? Zobacz nasz poradnik!
Jak można podsumować tę zmianę, której jesteśmy świadkami?
Wszyscy zostaliśmy postawieni przed nowymi wyzwaniami i odpowiedzialnością rekrutera jest bycie wsparciem w cierpliwym przeprowadzeniu każdego kandydata przez proces rekrutacji. Mimo, że żyjemy w coraz bardziej technologicznym świecie, pozostawmy w nim tę ludzką, „miękką” stronę.
Chcesz przetestować nasz system w starciu z rozmowami rekrutacyjnymi online? Możesz to zrobić bezpłatnie. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
