Dawna sekcja “Przepływ kandydatów” w zakładce Raporty zyskała odświeżony wygląd i została uzupełniona o dodatkowe informacje.
Obejrzyj wideo instruktażowe lub przeczytaj artykuł, aby poznać szczegóły.
Uwaga! Dostępność raportów uzależniona jest od wersji systemu, którą posiadasz. Jeżeli nie widzisz danego raportu, skontaktuj się ze swoim Opiekunem eRecruiter.
Przejdźmy wspólnie przez poszczególne części sekcji “Rekrutacja” (dawniej “Przepływ kandydatów”), aby poznać wszystkie zmiany i nowe możliwości.
Sekcja “Rekrutacja” w Raportach służy do monitorowania wyników wybranego procesu rekrutacyjnego. Możesz sprawdzić w niej najważniejsze dane dotyczące konkretnej rekrutacji, wybierając ją z rozwijanej listy. W tej sekcji masz dostęp do danych tych rekrutacji, które możesz zobaczyć w systemie: w zależności od swojej roli (Administrator, Rekruter) i uprawnień w systemie, zobaczysz wszystkie procesy lub będziesz mieć dostęp jedynie do swoich procesów.
W sekcji “Rekrutacja” znajdują się zarówno rekrutacje aktywne, jak i zamknięte, które zostały rozpoczęte nie dalej niż 3 lata wstecz. Z kolei w panelach dotyczących Interaktywnej Karty Kandydata będą dostępne dane z ostatniego roku.
Górny panel
Górny panel informuje, której rekrutacji dotyczy raport, kiedy została aktywowana i zakończona. Jest to podsumowanie najważniejszych informacji dotyczących wybranej rekrutacji, bez konieczności szukania ich na wykresach:
Liczba wakatów – liczba wakatów wskazana podczas zakładania rekrutacji (nie dotyczy multirekrutacji).
Zatrudnieni – liczba kandydatów w procesie, którzy obecnie posiadają status “zatrudniony”.
Czas rekrutacji – czas od aktywacji rekrutacji do jej zamknięcia (o tym, jak zamykać rekrutacje i dlaczego warto robić, przeczytasz tutaj).
Obejrzane aplikacje – liczba wysłanych przez kandydatów aplikacji, które zostały obejrzane chociaż raz. W nawiasie znajduje się informacja, jaki % wszystkich otrzymanych aplikacji stanowią aplikacje obejrzane.
TIP: Jeżeli aplikacja została obejrzana, następnie ręcznie zmieniono jej status na “nieobejrzana”, dalej będzie ona zliczona w polu “obejrzane aplikacje”. W polu tym zliczany jest nie tylko aktualny stan aplikacji, ale wszystkie czynności, które miały miejsce.
Ocenione aplikacje – liczba aplikacji, które choć raz zostały ocenione.
Średni czas oceny IKK – ile średnio czasu mija od wysłania aplikacji kandydata menedżerowi do oceny tej aplikacji przez menedżera (zaakceptowania lub odrzucenia kandydata – samo obejrzenie nie jest liczone jako akcja na IKK). Liczba ta odzwierciedla wpływ biznesu na czas trwania rekrutacji.
Przepływ kandydatów
Wykres pokazuje przepływ kandydatów w procesie rekrutacyjnym i pozwala na jego analizę. Słupki wskazują liczbę kandydatów na konkretnych etapach rekrutacji:
Wszystkie aplikacje – liczba aplikacji złożonych przez kandydatów w danym procesie rekrutacyjnym.
Obejrzane – liczba obejrzanych aplikacji.
Wysłane IKK – liczba aplikacji kandydatów wysłanych do menedżera (zliczane jest każde pierwsze wysłanie danej aplikacji).
Akceptacja IKK – liczba IKK ze statusem zaakceptowany.
Ocena Aplikacji – liczba ocenionych aplikacji. Ocena Aplikacji to ocena wystawiona kandydatowi przez rekrutera (na skali 1-5) przed wysłaniem IKK do biznesu.
Spotkanie – liczba kandydatów, którzy choć raz mieli umówione spotkanie.
TIP: Na tym słupku podana jest liczba kandydatów, nie spotkań. Przykładowo, jeżeli kandydat wziął udział w 3 spotkaniach, zostanie zliczony 1 raz.
Oferta – liczba kandydatów, u których chociaż raz wystąpił etap rekrutacji “Oferta”.
Zatrudniony – liczba kandydatów, u których chociaż raz wystąpił etap rekrutacji “Zatrudniony”.
TIP: Zostaną tu także zliczeni kandydaci, u których wystąpił etap rekrutacji “Zatrudniony”, ale zrezygnowali i ich etap zmienił się na inny niż “Zatrudniony”. Kandydaci ci nie będą natomiast naliczani w polu “Zatrudnieni” w górnym panelu. Jeżeli rekruter nie wykona żadnej akcji i kandydat mimo tego, że zrezygnował, dalej w systemie ma etap “Zatrudniony”, będzie się zliczał w obu miejscach. Jeżeli natomiast nastąpi zmiana etapu z “Zatrudniony” na np. “Odrzucony”, wtedy będzie widoczna różnica między danymi w górnym panelu a wykresem Przepływ kandydatów.
Jak interpretować i wykorzystać wykres pokazujący przepływ kandydatów? Oto kilka przykładów:
Jeżeli liczba wszystkich aplikacji jest duża, ale liczba obejrzanych aplikacji jest mała, może to świadczyć o zbyt dużym obciążeniu pracą zespołu rekrutacyjnego.
Jeżeli jest duży spływ kandydatów, ale bardzo mało spotkań, to najprawdopodobniej jakość aplikacji jest niska. Warto wówczas doprecyzować treść ogłoszenia i/lub zmienić miejsce jego publikacji.
Jeżeli złożono wiele ofert, ale liczba zatrudnionych jest mała, być może oferta nie jest dostatecznie atrakcyjna.
KPI
Panel KPI (ang. Key Performance Indicators) pozwala na monitorowanie kluczowych wskaźników rekrutacyjnych dotyczących czasu znalezienia odpowiedniego kandydata. Wskaźniki te pokazują, jak efektywnie działa zespół rekrutacyjny pod względem realizacji celów firmowych. Przykładowo, firma i dział HR stawiają sobie za cel zamykanie procesów rekrutacyjnych w 45 dni. Dzięki panelowi KPI mają możliwość monitorowania tego, czy osiągają zamierzone rezultaty w zakresie:
Time to Offer – czasu liczonego od aplikacji kandydata do złożenia mu oferty.
Time to Hire – czas od aplikacji kandydata do zatrudnienia go.
Time to Fill – czasu od chwili aktywacji rekrutacji do złożenia mu oferty.
TIP: Jeśli Twoje KPI przekraczają założone cele, przyjrzyj się przepływowi kandydatów, żeby zidentyfikować jakość procesu rekrutacyjnego i jego słabe punkty. Możesz również sprawdzić czas oceny IKK – być może współpraca z menedżerem jest czasochłonna i wydłuża proces rekrutacyjny, mimo Twojej prawidłowej pracy. Warto także spojrzeć na średnie czasy między etapami, aby zobaczyć, który fragment procesu rekrutacyjnego zajmuje Ci najwięcej czasu i zastanowić się, jak go zoptymalizować.
Rekrutacja wielowakatowa
W przypadku rekrutacji wielowakatowej w panelu KPI wyliczana jest średnia z czasów trwania poszczególnych procesów rekrutacyjnych. Przykładowo, jeżeli firma ma 2 wakaty i 2 zatrudnionych, których Time to Hire wyniósł odpowiednio 30 i 34 dni, panel KPI pokaże średnią z tych dwóch czasów: 32 dni.
Po kliknięciu „Pokaż poszczególnych kandydatów”, można sprawdzić wartości dla każdego kandydata z osobna.
Jeżeli kandydat nadal znajduje się w bazie, będzie widoczne jego imię i nazwisko. Jeżeli natomiast został usunięty z bazy usunięty, na przykład po upływie czasu przetwarzania danych, wówczas pokazane zostaną wyliczone KPI, ale w miejscu danych osobowych będzie informacja „Kandydat usunięty”.
Średni czas między etapami
Wykres pokazuje średnie czasy pomiędzy poszczególnymi etapami rekrutacji, np. aplikacją kandydata, obejrzeniem CV, wysłaniem IKK i jego akceptacją. Pozwala on sprawdzić, które odcinki procesu rekrutacyjnego są najbardziej czasochłonne. Po zidentyfikowaniu najdłużej trwających etapów można dokonać analizy jakościowej i poszukać odpowiedzi na pytania:
Dlaczego ten etap procesu jest tak czasochłonny?
Co możemy zrobić, żeby go skrócić i osiągać lepsze KPI rekrutacji np. Time to Hire?
Średnia na wykresie wyliczana jest na podstawie etapów, przez które przeszli kandydaci w ramach prowadzonej rekrutacji. Jeżeli kandydat nie przeszedł przez dany etap, czas między tym etapem a etapami sąsiednimi w jego rekrutacji nie będzie wliczany do średniej. Przykładowo: jeśli kandydat nie przeszedł przez etap Obejrzenie CV, czasy między Aplikacją a Obejrzeniem CV oraz między Obejrzeniem CV a Wysłaniem IKK nie wliczą się do średniej. Dlatego, aby uzyskiwać wiarygodne dane, tak ważne jest systematyczne zmienianie etapów kandydatów w rekrutacji.
Przyrost kandydatów w czasie
Wykres pokazuje liczbę aplikacji w wybranym okresie – dniach, tygodniach lub miesiącach, w zależności od tego, jak długi jest wybrany zakresu czasu. Pozwala także porównać przyrost liczby kandydatów z konkretnego źródła (np. Pracuj.pl lub strony karier). Wystarczy z rozwijanej listy w lewym górnym rogu wykresu wybrać źródło, które nas interesuje.
TIP: Jeżeli na wykresie widać spadek przyrostu kandydatów, być może warto odnowić ogłoszenie o pracę.
Przeczytaj także: