Każda zmiana w organizacji wymaga odpowiedniej komunikacji. Szczególnie ważne do zakomunikowania są te wydarzenia, które są bezpośrednio związane z pracownikami. Tak właśnie jest z programem poleceń pracowniczych. Bez odpowiedniej kampanii informacyjnej wdrożenie programu może skończyć się fiaskiem. To przecież na pracowników tutaj liczymy najbardziej, więc muszą oni zostać jak najlepiej powiadomieni o zainicjowaniu systemu poleceń oraz zasadach, które w jego ramach obowiązują. Jak zakomunikować program poleceń pracowniczych? Co zrobić, by polecenia pracownicze przynosiły spodziewany efekt?
Z artykułu dowiesz się:
- jakie są elementy, które wpływają na skuteczność kampanii promującej wdrożenie programu poleceń pracowniczych?
- jakie elementy powinna posiadać skuteczna kampania?
- jak może wyglądać wiadomość e-mail do pracowników?
1. Zaplanuj kampanię informacyjną
Kampania informacyjna, aby była skuteczna, wcale nie wymaga dużych nakładów finansowych. Wystarczy pomysł oraz dobrze zaplanowane i konsekwentnie przeprowadzone działania. Ważne jest to, by takie elementy jak język komunikacji, kanały, elementy wizualne i materiały merytoryczne były dostosowane do branży, w której działa firma i specyfiki stanowisk (czy większość kadry to pracownicy white collar, blue collar, a może tacy i tacy).
Jeśli to możliwe zaplanuj spotkanie z działami marketingu i komunikacji wewnętrznej, PR, managerami kluczowych działów i ustalcie najważniejsze aspekty. Do takich zaliczyć należy:
- cel/cele i mierniki kampanii informacyjnej (celem może być skuteczne poinformowanie pracowników, ale też zmobilizowanie pracowników do działania, tu miernikiem będzie liczba wygenerowanych linków do ofert, lub pozyskanych aplikacji)
- kanały komunikacji (e-mail, sms, intranet, platforma do komunikacji wewnętrznej, pomieszczenia socjalne, korytarze),
- elementy kampanii promującej (wiadomości, wideo, podcast, plakaty, ulotki, gadżety, spotkania z pracownikami),
- język komunikacji (dopasowany zarówno do kultury firmy, jak i do języka samych pracowników),
- harmonogram działań,
- podział odpowiedzialności (w ramach zespołu HR lub pomiędzy działami),
- częstotliwość komunikatów (jak często chcecie przypominać pracownikom o programie oraz o nowo pojawiających się ofertach),
- ale też najlepszy czas na przedstawienie pracownikom nowego programu – czas podsumowania kwartału, roku, sezon urlopowy mogą nie być najlepszym momentem na komunikację.
Wspólnie z zespołem zastanówcie się nad tym, jakie formy komunikacji do tej pory sprawdzały się w Waszej firmie najlepiej. Być może warto podążyć znanym już schematem.
2. Wybierz hasło promujące lub nadaj nazwę programowi poleceń pracowniczych
Nadaj programowi indywidualnego charakteru. Niech to nie będzie zwykły program poleceń, a Wasz program! Chwytliwe hasło lub takie dopasowane do Waszej firmy pozwoli lepiej zapamiętać i zakorzenić system poleceń w organizacji. Z czasem nazwa na stałe wpisze się w życie firmy, a program rekomendacji będzie stanowił unikalny benefit firmy jako pracodawcy.
Przykłady: Znajome talenty / Polecamy bonusy za polecenia / Kopalnia talentów / Premiujemy za polecenia / Pracuj z kim lubisz / Cała firma rekrutuje
Doskonałym momentem na wybranie nazwy będzie wyżej wspomniane spotkanie przedstawicieli działów. Innym sposobem na wyłonienie najlepszego motywu przewodniego może być oddanie decyzji w ręce pracowników. Wystarczy ogłosić konkurs na nazwę programu rekomendacji i w drodze głosowania wybrać zwycięzcę.
Fakt, że pracownicy chętnie angażują się w budowanie organizacji poprzez aktywne uczestnictwo w programie poleceń potwierdzają słowa Pani Moniki Chajdys, HR Manager w firmie Truvant Europe:
Największą wartością jest zaangażowanie pracowników Truvant w budowanie naszej organizacji, a także zwiększenie puli kandydatów dostępnych w procesach rekrutacyjnych. W naszej komunikacji rekrutacyjnej kierujemy się hasłem: „Pomagaj znajomym w znalezieniu pracy, buduj zespół w którym chcesz pracować!”.
Monika Chajdys, HR Manager w Truvant Europe
3. Postaw na wielokanałowość komunikacji
By dotrzeć z informacją do wszystkich pracowników warto wykorzystać do tego wszystkie możliwe kanały i sposoby. Nie każdy pracownik posiada skrzynkę e-mail, nie każdy regularnie zagląda na platformę do komunikacji wewnętrznej, nie każdy też uważnie czyta wszystkie firmowe ogłoszenia. Musimy przewidzieć wszystkie ewentualności, by zminimalizować szanse niedoinformowania którejś z grup pracowników.
Poniżej podpowiadamy listę kanałów i metod skutecznego informowania pracowników:
- spotkania z pracownikami (cykliczne spotkania online lub offline),
- webinaria lub filmiki instruktażowe oraz sesje Q&A,
- wiadomość/wiadomości e-mail (przykładową treść wiadomości znajdziesz poniżej),
- wewnętrzny newsletter,
- wewnętrzna platforma do komunikacji lub intranet,
- komunikacja kierowana do zespołów za pośrednictwem kierowników i managerów,
- plakaty informacyjne i/lub ulotki rozmieszczone w pomieszczeniach socjalnych, szatniach, kuchniach, ciągach komunikacyjnych,
- wewnętrzna gazetka korporacyjna,
- firmowy radiowęzeł i/lub telewizory biurowe,
- drobne gadżety promujące polecanie pracowników.
WSKAZÓWKA: Większość Twoich pracowników to pracownicy produkcyjni, którzy dojeżdżają do zakładu samochodem lub firmowym busem? Dobrym pomysłem będzie rozwieszenie informacji na parkingu i puszczenie komunikatu w radio na trasie przejazdu busa.
4. Odpowiadaj na potrzeby i zaplanuj miejsce do zadawania pytania
Niezależnie od wykorzystanych kanałów i zastosowanych sposobów informowania pracowników, zapewnij im łatwy dostęp do:
- poszerzenia wiedzy nt. programu,
- szybkiego przejścia do strony poleceń,
- doczytania zasad programu (więcej o tworzeniu zasad programu poleceń przeczytasz w artykule: Zasady programu poleceń pracowniczych – jak sformalizować rekomendacje pracownicze w firmie),
- rozmowy i zadania dodatkowych pytań.
By to umożliwić, we wszystkich formatach i formach komunikatów, dodawaj linki (również w postaci QR kodów np. na plakatach), przekierowania, załączniki oraz dane kontaktowe (np. adres e-mail lub formularz kontaktu), na które można kierować zapytania.
Jeśli program rekomendacji w Twojej firmy został stworzony z wykorzystaniem Modułu Poleceń zintegrowanego z systemem ATS, wszystkie aktualne oferty dostępne są w jednym miejscu. Wybrane ogłoszenia publikujesz na dedykowanej stronie www, a aplikacje polecanych do pracy kandydatów trafiają bezpośrednio do systemu. Zalety takiego rozwiązania docenia Pan Seweryn Korczak, Specjalista ds. Rekrutacji i Wizerunku Pracodawcy w EOS KSI Sp. z o.o.
Moduł Poleceń Pracowniczych spełniania nasze oczekiwania oraz, co ważne, jest dostępny bezpośrednio z systemu eRecruiter i z nim zintegrowany. To jeden z lepszych sposób zarządzania programem poleceń, zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z RODO, bo CV kandydatów trafiają bezpośrednio do mnie, do systemu, a nie na maila. Zdecydowanie polecam Moduł Poleceń Pracowniczych innym firmom, a szczególnie tym, które nie mają rozwiniętego własnego systemu poleceń. Jego obsługa nie wymaga żadnych umiejętności technicznych, jest bardzo intuicyjna. Moduł ułatwia nam codzienną pracę. Już sam fakt, że dzięki niemu mogę pracować nad świadomością systemu poleceń wśród pracowników, jest dla mnie dużą wartością. Pracownicy zaś doceniają estetyczny, łatwo dostępny i prosty w obsłudze interfejs Modułu.
Seweryn Korczak, Specjalista ds. Rekrutacji i Wizerunku Pracodawcy w EOS KSI Polska Sp. z o. o.
Jak zakomunikować program poleceń pracowniczych za pomocą wiadomości e-mail?
Przygotowując wiadomości e-mail, ale także w inne formy komunikatów, pamiętaj o tym, by zawrzeć następujące informacje:
- cel wdrożenia programu,
- korzyści, które program niesie pracownikom i organizacji,
- zasady programu (co pracownik musi zrobić, by dostać nagrodę),
- szybka instrukcja działania (w jaki sposób polecać pracowników),
- link do strony z ofertami pracy (gdzie znaleźć oferty pracy),
- ścieżkę do zadawania dodatkowych pytań.
Wiadomość rozpocznij od zwrotu grzecznościowego dopasowanego do kultury i zwyczajów Twojej organizacji, np. Drodzy pracownicy, Cześć wszystkim, lub Czołem drużyno. Czytelności takiej wiadomości nada podział treści na sekcje z wyróżnionymi nagłówkami. Poniżej znajdziesz pomocny template wiadomości.
Przykładowa wiadomość informująca o wdrożeniu nowego programu.
Temat: Poznaj nowy program poleceń pracowniczych / Pomóż nam w budowaniu najlepszego zespołu! / Zatrudniamy! Możesz pomóc i na tym zyskać!
Cześć drużyno,
Jako dział HR dokładamy starań, by do naszej firmy pozyskiwać najlepiej dopasowane talenty i w ten sposób rozwijać nasz zespół. Z radością przedstawiamy Wam nasz nowy program rekomendacji pracowników [nazwa programu jeśli została nadana]. Od dzisiaj w zamian za polecenie pracownika, który zostanie zatrudniony na jeden z otwartych wakatów, będziecie mogli otrzymać nagrodę w postaci premii.
Jak to działa?
Polecaj wykwalifikowanych kandydatów do aktualnie otwartych procesów rekrutacyjnych, a my zaoferujemy Ci [dodaj konkretne nagrody dla polecających, np. „zniżka”, „bonus ” lub „dodatkowy dzień wolnego”.]
Aby otrzymać premię za polecenie, musisz [dodać określone kryteria, np. „pracować w naszej firmie przez X miesięcy” lub „polecić kandydata, który wcześniej nie ubiegał się o stanowisko w naszej firmie”.] Szczegółowe zasady programu opisane zostały w procedurze dostępnej pod linkiem/w załączniku do widomości [dodaj link lub załącznik].
Jaki jest cel programu?
Wierzymy, że wszyscy jako pracownicy najlepiej znamy kulturę organizacyjną, oraz specyfikę stanowisk w naszej firmie. Dzięki tej wiedzy i naszym kontaktom jesteśmy w stanie pozyskiwać do naszej firmy najlepiej dopasowanych pracowników, a dzięki temu pracować w jeszcze lepszej atmosferze i wspólnie odnosić sukcesy! Celem programu poleceń jest także docenienie wysiłku, jaki już teraz wkładacie w polecanie naszego miejsca pracy swoim znajomym.
Znam kogoś, kto pasuje do naszej firmy. Co dalej?
- Wejdź na stronę [dodaj link].
- Wybierz ofertę, którą chcesz polecić.
- Wygeneruj link do oferty i wyślij go znajomemu, którego chcesz zarekomendować.
Aby uzyskać więcej informacji na temat programu poleceń pracowniczych, prosimy o kontakt [dodaj imię i nazwisko odpowiedniej osoby oraz dane kontaktowe, np. imię i nazwisko rekrutera z linkiem do jego adresu e-mail].
Nie zapominajcie regularnie sprawdzać naszej strony z otwartymi procesami rekrutacyjnymi [dodaj link]!
Dziękujemy i startujemy!
[Podpis]
Pobierz template wiadomości informującej o wdrożeniu w firmie programu poleceń pracowniczych
Ostatnie, ale wcale nie najmniej ważne
Ostatnia zasada skutecznego wdrożenia programu poleceń brzmi: Stale przypominaj! Przypominaj pracownikom zarówno o istnieniu programu rekomendacji, jak i o nowo publikowanych ofertach.
W eRecruiter włączenie modułu, nadanie mu odpowiedniej identyfikacji wizualnej, zasilenie go treścią i publikacja ogłoszeń zajmuje nie więcej niż jeden dzień. Mając przygotowane treści można to zrobić samodzielnie nawet w kilka minut. Dodatkowo polecanie ofert jest dla pracowników szybkie i proste. Niemożliwe? Daj znam znać, a z przyjemnością opowiemy Ci więcej o module poleceń, a także o innych możliwościach systemu.
