Każdy rekruter, który prowadzi dowolny proces rekrutacyjny, mimowolnie używa etapów rekrutacji. Jeszcze przed rozpoczęciem projektu wie, czy potrzebne jest jedno spotkanie, czy może dwa, czy będzie brał w nich udział menedżer, ilu pracowników trzeba zatrudnić itd. Aby nie pogubić się w swoich działaniach prowadzonych w czasie procesu rekrutacji, warto skorzystać z podstawowej, ale jakże przydatnej funkcji, jaką dają aplikacje hr – oznaczania etapów rekrutacji. Chcesz zostać mistrzem rekrutacyjnego porządku i z łatwością zarządzać procesami rekrutacji pracowników? Oto kilka porad od eRecruiter, dlaczego warto zaprzyjaźnić się z nimi w naszym systemie.
Odwzorujesz swój proces rekrutacyjny z chirurgiczną precyzją
Zacznijmy od podstawy podstaw. Wszystkie ogniwa procesu rekrutacji od momentu pozyskania aplikacji, aż po zatrudnienie, możesz odwzorować w Twoim systemie rekrutacyjnym. Dzięki temu działania zarówno Twoje, jak i całego zespołu są bardziej precyzyjne i widoczne na pierwszy rzut oka w każdej prowadzonej rekrutacji.
Umówmy się, że w przeważającej większości sytuacja wygląda podobnie: otrzymujesz CV, analizujesz je, opiniujesz z biznesem, decydujesz się na spotkanie i tak dalej, aż do zamknięcia procesu. A co w sytuacji, gdy pojawiają się szczególne etapy, przeznaczone np. tylko do jednego projektu, jak selekcja aplikacji przy wsparciu voicebota? Może wysyłasz testy kompetencyjne, albo zapraszasz na Asessment Center? Koniecznie dodaj je do Twojego systemu, ale korzystaj z nich tylko wtedy, gdy tego potrzebujesz.
Jak wygląda projektowanie procesu rekrutacji z wykorzystaniem etapów? Dobry system hr powinien pozwolić na to, by dla różnych rekrutacji móc zaprojektować inny przebieg procesu i wybrać konkretne etapy. Tak jest też w eRecruiter. To Ty decydujesz, ile etapów selekcji ma być wykorzystywanych w ramach danej rekrutacji. Reszta z nich będzie po prostu niewidoczna, co znacząco usprawni pracę wszystkich użytkowników.
Zaprowadzisz ład i porządek w rekrutacyjnej rzeczywistości
Wyobraź sobie, że do zespołu dołącza nowa osoba, która ma przejąć dany projekt. Mamy dwa scenariusze:
- Pierwszy – etapy rekrutacji nie są w nim używane (lub są na bardzo niskim poziomie).
- Drugi – etapy selekcji kandydatów odzwierciedlają proces i są aktywnie wykorzystywane.
W pierwszym przypadku nowa osoba wpada niejako do magazynku z upchniętymi różnymi rzeczami. Nie za bardzo wiadomo, od czego zacząć porządki, co jest warte pozostawienia, co należy wyrzucić, ani w ogóle co jest najważniejsze. Tak samo wygląda rekrutacja, gdy etapy są w niej niewykorzystywane. Wszystkie aplikacje kandydatów „utknęły” na etapie Nowy lub Analiza CV i tylko ewentualne oceny, czy notatki pomogą rozszyfrować, kto już był na spotkaniu, a z kim się pożegnano.
Druga sytuacja to magazyn będący wzorem czystości. Rzeczy leżą poukładane kategoriami, tak że niczego nie trzeba szukać, ani się domyślać. Nowa osoba widzi od razu, z jakich etapów selekcyjnych składa się proces, szybko może sprawdzić ile aplikacji znajduje się w danym etapie. W mig rozpoznaje też, na jakim odcinku procesu zakończyły się prace. Widać na przykład, ile osób jest zaproszonych do kolejnych spotkań, ilu podziękowano na etapie analizy, a ile czeka na przejrzenie. Dzięki korzystaniu z etapów rozpoznanie się w rekrutacji zajmuje dosłownie chwilę nawet dla osoby, niepracującej wcześniej w tym projekcie.
Przefiltrujesz aplikacje kandydatów z szybkością światła
Etapowanie przychodzi na pomoc, szczególnie gdy zależy Ci na czasie w rekrutacji. Dzięki nadawaniu poszczególnych etapów, aplikacje „wskakują” do kolejnych szufladek, by móc łatwiej je odnaleźć i pracować tylko na tej grupie, która jest dla Ciebie najistotniejsza.
W eRecruiter do kwestii dzielenia aplikacji na „szufladki” podeszliśmy bardzo dosłownie 😊 Właśnie wprowadziliśmy nowy widok etapów rekrutacji, dzięki któremu od razu po wejściu na listę aplikacji od razu widzisz:
- Jakie etapy selekcji kandydatów są używane w danym projekcie?
- Ilu kandydatów znajduje się w rekrutacji ogółem i na poszczególnych etapach?
Dzięki temu nie musisz za każdym razem specjalnie filtrować całej listy aplikacji, by pracować np. jedynie na nowych – wystarczy, że wybierzesz zakładkę „Nowy”. Pasek z listą etapów to niejako Twój lejek rekrutacyjny, na którym zawsze masz pod kontrolą status rekrutacji i to, jak aktualnie rozkłada się podział aplikacji w danym projekcie.
Tworzysz karty historii działań w systemie HR
Znasz to uczucie, gdy widzisz CV kandydata i zapala Ci się lampka: „Skądś go już znam…”. Ciekawość nie pozwala Ci zapomnieć, więc zaczynasz się zastanawiać, przeszukiwać kolejne foldery i coraz bardziej nerwowo przeglądać zapisane notatki. Jeśli wyszukasz go w swoim systemie, okazuje się że niestety… nie ma przy nim żadnej informacji oprócz tego, że rzeczywiście aplikował parę miesięcy temu na inne stanowisko. Cały wysiłek idzie na marne.
A przecież może być inaczej! Dzięki korzystaniu z etapów rekrutacji w Twoim narzędziu ats, tworzysz historię działań i zdarzeń. Każda, nawet najmniejsza zmiana wpływa na lepszą i bardziej efektywną pracę w przyszłości.
W eRecruiter od razu informujemy, na jakim etapie jest kandydat w danej rekrutacji. Już na pierwszy rzut oka widać, czy aplikacja osoby, która tak bardzo utkwiła Ci w pamięci była na przykład odrzucona na etapie analizy CV. Jeśli kandydat dotarł w procesie do drugiego spotkania, lub miał już podpisywać umowę, dowiesz się o tym po pierwszym zerknięciu w profil danej osoby. Idąc dalej, możesz przejść przez historię tego kandydata i dodane notatki, lub nawet skontaktować się z Twoim kolegą/koleżanką, którzy mieli kontakt z daną aplikacją, by dopytać o szczegóły. Te wszystkie informacje są na wyciągnięcie ręki, a wiedza jest przecież kluczem do sukcesu.
Usprawniasz przepływ informacji
Na efektywność projektu mają często wpływ szczegóły. Wyobraźmy sobie taką sytuację, gdy w rekrutacji na stanowisko Doradca Klienta pracuje dwóch użytkowników – menedżerów: Adam i Kuba. Obaj bardzo potrzebują nowych osób w swoich placówkach handlowych. Adam zalogował się do systemu pierwszy nowego dnia i zobaczył nową aplikację. Od razu postanowił zadzwonić do kandydata i umówił z nim spotkanie. Nie oznaczył jednak tego w systemie. Wtedy do akcji wkroczył Kuba, który widząc tę samą nową aplikację zadzwonił do tej samej osoby 2 godziny później. Jakie było jego zdziwienie, gdy usłyszał: „Ale przecież my jesteśmy już umówieni…”
Powyższy przykład jasno obrazuje, do czego może doprowadzić taki szczegół, jak brak odpowiedniego przepływu informacji. Kandydat, do którego dzwoni ta sama firma dwa razy, prawdopodobnie odniesie wrażenie, że pracownicy nie panują nad swoimi zadaniami. W konsekwencji może go to zniechęcić do dalszego udziału w rekrutacji. Gdyby pierwszy menedżer oznaczył kandydata etapem typu Spotkanie, to nigdy nie doszłoby do takiej sytuacji. To z pozoru mała zmiana, a jak wielką robi różnicę!
Masz moc przewidywania przyszłości, bo wpływasz na wiarygodność raportów efektywności rekrutacji
Ostatnim elementem, o którym chciałbym wspomnieć jest raportowanie. Nie da się ukryć, że jest ono niezwykle ważne w rekrutacjach. Wyciągnięcie odpowiednich informacji i właściwych wniosków ma kluczowe znaczenie na przykład przy podejmowaniu decyzji dotyczących wysokości budżetów na ogłoszenia rekrutacyjne.
Kluczowym elementem jest tu korzystanie nie tylko z początkowych etapów selekcji kandydatów (analiza cv, spotkanie, odrzucenie itd.), ale również tych z końca lejka rekrutacyjnego – złożenie oferty, czy zatrudniony. To dzięki nim będziesz na koniec projektu wiedzieć, że ze źródła A:
- mieliście 50 aplikacji,
- 35 z nich odrzucono już na etapie wstępnej selekcji
- nikt nie dotarł do II etapu spotkań,
a ze źródła B:
- było 40 aplikacji,
- złożono ofertę 3 kandydatom,
- a 2 z nich ją przyjęło.
Te kilka krótkich wskazówek podkreśla jeszcze jeden ważny aspekt, o którym należy pamiętać, decydując się na aktywne korzystanie z etapów. Mowa tu o edukacji współpracowników. Zostań mistrzem rekrutacyjnego porządku i zarządzania procesami rekrutacji pracowników, dzięki etapowaniu, a potem zaprezentuj tę moc innym. Pamiętaj, by odpowiednio przedstawić korzyści, które płyną z etapowania. Możesz wykorzystać do tego powyższy tekst, lub wymyślić własne argumenty na podstawie moich wskazówek 😊 Zrób wszystko, co należy, by przekonać osoby zaangażowane w proces rekrutacyjny do zmiany etapów, a pozytywne efekty Waszej pracy będziecie odkrywać każdego kolejnego dnia.
